Votre employeur vous a invité à créer un compte MyPeopleDoc pour recevoir vos bulletins de paie ? Vous n’êtes pas seul. Ce service, aujourd’hui présenté sous le nom UKG Employee Vault, sert de coffre-fort numérique à de nombreux salariés. Voici comment il fonctionne, ce qu’il vous permet de faire et quels sont vos droits, d’après ses conditions d’utilisation et les règles officielles sur la fiche de paie.
Qui est derrière MyPeopleDoc ?
Selon ses conditions d’utilisation, le service est fourni par PeopleDoc SAS, une société de droit français affiliée au groupe UKG, dont le siège est situé rue de Montholon, à Paris. Votre employeur signe un contrat avec UKG pour distribuer ses documents RH. Vous, de votre côté, créez un compte personnel qui vous appartient.
Un compte qui vous suit d’un employeur à l’autre
C’est le point le plus important à retenir. Pour créer votre compte, vous recevez une invitation de votre employeur, puis vous vous inscrivez avec une adresse électronique et acceptez les conditions d’utilisation.
UKG recommande vivement d’utiliser une adresse personnelle, et non votre adresse professionnelle. La raison est simple : votre compte reste accessible même après un changement d’employeur. Si vous vous inscrivez avec votre messagerie de travail, vous risquez d’en perdre l’accès en quittant l’entreprise. Une authentification multifacteur est mise en place automatiquement avec les identifiants fournis lors de l’inscription.
Ce que vous pouvez faire avec votre compte
Les conditions d’utilisation détaillent les fonctions proposées. Vous pouvez notamment :
- recevoir les documents RH de votre employeur actuel ou d’un futur employeur, après avoir donné votre accord,
- relier votre compte à plusieurs employeurs,
- déposer vos propres fichiers dans un espace personnel limité à 10 Go,
- partager des documents avec des tiers grâce à des dossiers partagés,
- supprimer les documents que vous ne souhaitez plus garder, via une corbeille.
Une notification vous est envoyée à l’adresse utilisée lors de l’activation lorsqu’un nouveau document RH est disponible.
Des bulletins conservés au moins 50 ans
Les conditions d’utilisation précisent que les bulletins de salaire sont conservés dans MyPeopleDoc pendant au moins cinquante ans à compter de leur premier enregistrement. Cette garantie s’applique même si vous décidez plus tard de revenir au format papier. Pendant toute cette période, vous pouvez consulter, imprimer, télécharger et partager vos bulletins.
Côté employeur, Service-public.fr rappelle que l’entreprise doit conserver un double de chaque fiche de paie pendant 5 ans, sous forme papier ou électronique.
Le papier reste possible
Depuis 2017, rappelle Service-public.fr, la fiche de paie dématérialisée est devenue le principe, et le papier l’exception. Mais le salarié peut refuser de recevoir sa fiche de paie sous forme électronique. Il le signale à son employeur.
MyPeopleDoc prévoit deux situations :
- Votre employeur vous demande votre accord : en acceptant les conditions d’utilisation, vous consentez à l’envoi électronique. Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment.
- L’envoi électronique est la règle par défaut : vous disposez d’un mois à compter de la notification de votre employeur pour le refuser.
Dans les deux cas, si vous révoquez votre accord, l’employeur doit reprendre l’envoi papier dans les meilleurs délais, et au plus tard dans les trois mois suivant votre demande. Selon le paramétrage choisi par l’employeur, l’option peut ne pas figurer dans votre compte. Il faut alors adresser votre demande directement à votre employeur.
Vos données personnelles
Les conditions d’utilisation indiquent que PeopleDoc SAS est responsable du traitement des données liées à votre compte. Un délégué à la protection des données peut être contacté à l’adresse privacy@ukg.com pour toute question relative à vos données. Pour les autres demandes, un centre d’assistance dédié est proposé.
Nos conseils pour bien utiliser votre coffre-fort
- Inscrivez-vous avec une adresse personnelle que vous comptez garder longtemps.
- Notez vos identifiants dans un gestionnaire de mots de passe.
- Téléchargez de temps en temps vos bulletins et gardez-en une copie chez vous, par précaution.
- Mettez à jour votre adresse dans le compte si vous changez de messagerie.
- Méfiez-vous des faux messages qui imitent une notification de nouveau document et vous demandent vos identifiants. En cas de doute, connectez-vous directement depuis le site officiel plutôt qu’en cliquant sur un lien.
Pourquoi c’est utile pour votre retraite
Vos bulletins de paie servent de justificatifs tout au long de votre carrière, par exemple pour vérifier vos droits au moment de la retraite. Les rassembler dans un même espace, accessible quel que soit votre employeur, vous évite de chercher des années plus tard des documents éparpillés.
En résumé
- MyPeopleDoc est un coffre-fort numérique personnel, fourni par une filiale d’UKG.
- Votre compte vous suit d’un employeur à l’autre si vous utilisez une adresse personnelle.
- Les bulletins sont conservés au moins 50 ans, et vous pouvez toujours demander le retour au papier.
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